7 вопросов РОПу на еженедельной встрече
- Какой прогноз по плану на конец периода и на чём он основан?
- Где сейчас главное ограничение воронки?
- Какие активные деньги требуют внимания?
- Что изменилось относительно прошлой недели?
- Что происходит с качеством входящего потока?
- Какие три действия команда делает сейчас?
- Какой эффект дали действия прошлой недели?
Если на эти вопросы есть короткие ответы с цифрами и ответственными, собственнику обычно хватает 15–20 минут на управленческий контроль.
Что собственнику важно получать от РОПа
РОП нужен для ежедневного управления менеджерами и воронкой. Собственнику полезен уровень выше: результат, прогноз, системные отклонения и качество решений руководителя продаж.
Недельный отчёт можно уместить в один экран: план, факт, прогноз, главное узкое место, сумма активных сделок под вниманием, несколько причин отклонения, три действия и результат прошлых действий.
Детализация по отдельным карточкам нужна РОПу. Владелец подключается к конкретной сделке только тогда, когда её масштаб или риск действительно требует его участия.
Как разбирать семь вопросов
1. Прогноз
РОП показывает текущий факт, прогноз конца периода и основания. Крупные сделки, на которых держится результат, лучше показывать отдельно: следующий шаг, дата, участники решения и фактор, который может сдвинуть сделку.
2. Узкое место
Нужен конкретный участок: объём входящих, квалификация, предложение, согласование, скорость ответа, дисциплина следующего шага или другой измеримый переход. Формулировка «продажи просели» слишком широкая для действия.
3. Активные деньги под вниманием
Сюда попадают сделки, которые вышли за правила компании: нет следующего шага, есть просрочка, срок на этапе заметно выше обычного или сделка критична для прогноза. Подробный алгоритм есть в материале про зависшие сделки в CRM.
4. Динамика
Сравнение с прошлой неделей показывает, управляется ли проблема. Один снимок фиксирует состояние; динамика показывает результат действий.
5. Качество входящего потока
Фраза «лиды плохие» слишком общая. Сравнивайте источники по квалификации, скорости реакции, переходам воронки и оплатам там, где атрибуция настроена. Для спорных случаев полезен разбор маркетинг vs продажи.
6. Три действия
У каждого действия должен быть владелец, срок и показатель, который должен измениться. Три приоритета проще довести до результата, чем длинный список инициатив.
7. Эффект прошлой недели
Этот вопрос замыкает управленческий цикл. Если команда меняла SLA, возвращала сделки в работу или корректировала этап воронки, на следующей встрече проверяется именно выбранный показатель.
Красные флаги в отчёте РОПа
- «План выполним» без оснований прогноза.
- «Лиды плохие» без сравнения источников и этапов.
- Большой активный pipeline при множестве просрочек и сделок без следующего шага.
- Обучение менеджеров без показателя, по которому будет проверяться эффект.
- Запрос на новых менеджеров без оценки загрузки, скорости реакции и ёмкости текущей команды.
4-недельный scorecard РОПа
| Неделя | Что проверить |
|---|---|
| 1 — Диагноз | Есть ли обоснованный прогноз, названо ли главное узкое место, видны ли деньги под вниманием? |
| 2 — Действия | Выполнены ли согласованные изменения, есть ли ответственные и сроки? |
| 3 — Эффект | Изменились ли ведущие показатели, на которые было направлено действие? |
| 4 — Управляемость | Стало ли меньше ручных объяснений, повысилась ли точность прогноза, повторяется ли та же проблема? |
Когда проблема находится в системе
Перед выводом о качестве РОПа проверьте три условия: у руководителя есть полномочия менять процесс, CRM и отчётность дают достоверные данные, собственник зафиксировал ожидаемый результат и границы ответственности. Оценка руководителя и оценка системы идут рядом.